Приказ Филиала ФГБУ "ФКП Росреестра" по Москве от 03.04.2015 N 58-П "О переходе на предварительное согласование проектов документов в электронном виде в филиале федерального государственного бюджетного учреждения "Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии" по Москве"
ФИЛИАЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
"ФЕДЕРАЛЬНАЯ КАДАСТРОВАЯ ПАЛАТА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА
И КАРТОГРАФИИ" ПО МОСКВЕ
ПРИКАЗ
от 3 апреля 2015 г. № 58-П
О ПЕРЕХОДЕ НА ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТОВ
ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В ФИЛИАЛЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО
ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ "ФЕДЕРАЛЬНАЯ
КАДАСТРОВАЯ ПАЛАТА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ" ПО МОСКВЕ
В целях повышения оперативности согласования документов, отработки поручений вышестоящих организаций, а также экономии бюджетных средств и рационального расходования бумаги приказываю:
1. С 13 апреля 2015 года предварительное согласование проектов документов в филиале федерального государственного бюджетного учреждения "Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии" по Москве (далее - Филиал) осуществлять в электронном виде путем обмена сообщениями по служебной электронной почте средствами почтового приложения Microsoft Outlook (далее - Почтовое приложение). При невозможности использования Microsoft Outlook из-за лицензионных ограничений необходимо использовать веб-приложение Outlook Web App.
2. Утвердить Инструкцию по порядку осуществления предварительного согласования документов в электронном виде в Филиале согласно приложению к настоящему приказу.
3. Начальникам отделов Филиала обеспечить регулярность (не реже чем каждый час) проверки поступлений новых писем в Почтовом приложении.
4. Начальнику отдела информационных технологий Филиала обеспечить:
4.1. В срок до 6 апреля 2015 года выделение учетной записи служебной электронной почты всем сотрудникам Филиала, имеющим доступ к персональным компьютерам.
4.2. В срок до 6 апреля 2015 года установку и настройку Почтовых приложений всем сотрудникам Филиала, имеющим доступ к персональным компьютерам.
4.3. В срок до 10 апреля 2015 года совместно с сотрудниками Административного отдела проведение рабочего совещания с отдельными сотрудниками Филиала по вопросу эксплуатации Почтового приложения с разъяснением опций и возможностей данного сервиса.
4.4. Постоянное бесперебойное функционирование Почтового приложения, в случае возникновения технических проблем в максимально короткие сроки их устранение.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор
В.П. Скобинов
Приложение
к приказу филиала ФГБУ
"ФКП Росреестра" по Москве
от 3 апреля 2015 г. № 58-П
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ПОРЯДКУ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО СОГЛАСОВАНИЯ
ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В ФИЛИАЛЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО
ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ "ФЕДЕРАЛЬНАЯ
КАДАСТРОВАЯ ПАЛАТА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ" ПО МОСКВЕ
1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок проведения предварительного согласования документов в электронном виде в филиале федерального государственного бюджетного учреждения "Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии" по Москве (далее - Филиал).
2. Предварительное согласование документов в электронном виде предполагает необходимость ознакомления согласующих лиц с содержанием подготовленного проекта документа и внесения в текст проекта документа правок, дополнений, прочего редактирования в электронной форме.
3. Проведение предварительного согласования документов в электронной форме (далее - Электронное согласование) осуществляется с использованием почтовых сервисов Microsoft Office Outlook/Microsoft Office Outlook Exchange.
4. Инициатор Электронного согласования (лицо, подготовившее проект документа) направляет уполномоченным согласующим лицам Филиала по электронной почте письмо с прикрепленным документом в формате Microsoft Office Word/Excel.
5. Письмо, указанное в пункте 4 настоящей Инструкции, должно соответствовать следующим требованиям:
a) Тема письма "НА СОГЛАСОВАНИЕ (ВХ. № ___)". Входящий номер в СЭД Лотус указывается в теме письма в случае, если обращение, задача, документ, в целях исполнения которых выслан документ на Электронное согласование, зарегистрированы в СЭД Лотус;
b) Устанавливается функция "К исполнению" (MO Outlook - раздел "Сообщение" - "Теги" - "К исполнению" - "Добавить напоминание" - ставятся галки "Пометка для получателей", "Напоминание" - устанавливается крайний срок согласования документа);
c) Устанавливается функция "Уведомить о прочтении" (MO Outlook - раздел "Параметры" - "Отслеживание" - ставится галка "Уведомить о прочтении");
d) В тексте письма должна быть представлена краткая информация (сопроводительное письмо/сообщение) о необходимости согласования документа.
6. Уполномоченные лица Филиала, получившие на Электронное согласование документ, обязаны в сроки, установленные инициатором обращения, предоставить ему в ответном письме один из следующих ответов:
a) "СОГЛАСОВАНО";
b) "СОГЛАСОВАНО С ЗАМЕЧАНИЯМИ/ПРАВКАМИ". Правки в документ вносятся в режиме "Рецензирование" (MO Word - "Рецензирование" - "Запись исправлений" - "Исправления") или же замечания, которые отражаются в тексте письма;
c) "НЕ СОГЛАСОВАНО". В тексте письма указывается причина и обоснование несогласования документа.
7. Уполномоченное согласующее лицо Филиала, которое произвело Электронное согласование документа, закрывает данную задачу в Microsoft Office Outlook/Microsoft Office Outlook Exchange (MO Outlook - раздел "Задачи" - кликнуть правой кнопкой мыши на закрываемую задачу - выбрать "Пометить как завершенную").
8. Инициатор Электронного согласования после получения от всех уполномоченных согласующих лиц Филиала, которым был направлен на Электронное согласование документ, ответных писем с категорией "СОГЛАСОВАНО", "СОГЛАСОВАНО С ЗАМЕЧАНИЯМИ/ПРАВКАМИ" вносит (принимает) в документ все правки, устраняет замечания уполномоченных согласующих лиц Филиала.
9. Инициатор Электронного согласования после получения от уполномоченного согласующего лица Филиала, которому был направлен на Электронное согласование документ, ответного письма с категорией "НЕ СОГЛАСОВАНО" обязан проанализировать причины, послужившие основанием отказа согласования документа, и в рамках своей компетенции устранить их.
10. После устранения причин, явившихся основанием отказа Электронного согласования документа, инициатор повторно высылает документ на Электронное согласование уполномоченному лицу Филиала, не согласовавшему данный документ.
11. Инициатор Электронного согласования после внесения в документ всех правок, устранения всех замечаний от всех уполномоченных лиц Филиала, которым был направлен документ на Электронное согласование, распечатывает данный документ вместе с листом согласования и представляет каждому уполномоченному лицу Филиала на подпись лист согласования по данному документу.
12. При визировании бумажного экземпляра документа согласующее лицо должно сверять бумажный экземпляр документа на предмет учета внесенных им правок/замечаний с электронной версией документа с внесенными правками/замечаниями. Для сверки учета правок/замечаний согласующих лиц экземпляр с отметками о внесенных правках/замечаниях не распечатывается.
------------------------------------------------------------------